Exit intervju: kaj povedo odhodi

Ko sodelavec odide, podjetje izgubi znanje in izkušnje, hkrati pa dobi redko priložnost, da izve, kaj se je dogajalo za zaprtimi vrati. Gallupova analiza kaže, da je takšna priložnost večkrat zamujena: 42 % zaposlenih, ki so v zadnjem letu prostovoljno zapustili organizacijo, meni, da bi vodja ali organizacija lahko naredila kaj, da bi ostali. Še 45 % jih pravi, da v zadnjih treh mesecih pred odhodom z njimi nihče ni sam od sebe govoril o njihovem zadovoljstvu, uspešnosti ali prihodnosti.

Kdo naj vodi pogovor

Praviloma ne neposredni vodja. Odhajajoči se težko odkrito pogovarja o osebi, ki je lahko vir težav ali pa bo še pisala priporočilo. Bolje je, da pogovor vodi kadrovska služba ali zunanja oseba. Sodelovanje naj bo prostovoljno, na začetku pa jasno povejte, kaj se bo z odgovori zgodilo: ali bodo ostali anonimni, kdo jih bo bral in kako se bodo uporabili.

Kdaj ga opraviti

Običajno v zadnjem tednu ali dveh, ko je odločitev dokončna, odnosi pa še niso zaprti. Nekateri sodelavci se lažje odprejo nekaj tednov po odhodu, zato je smiselno ponuditi tudi kratek naknadni pogovor.

Vprašanja, ki delujejo

• Kdaj ste prvič pomislili, da bi lahko odšli?
• Kaj bi se moralo zgoditi, da bi ostali?
• Kaj je bilo najboljše pri delu pri nas in česa bi si želeli več?
• Kaj bi morali vedeti o vaši ekipi, česar vam ni nihče povedal?
• Kaj bi svetovali nasledniku na vašem delovnem mestu?

Začnite s širokimi vprašanji in šele nato pojdite v podrobnosti. Vprašanje „Zakaj odhajate?“ prinese vljudnostni odgovor, vprašanje „Kdaj ste prvič pomislili, da bi odšli?“ pa pokaže trenutek, ko bi se še dalo ukrepati.

Kako poslušati

Ne zagovarjajte podjetja in ne razlagajte, zakaj je bilo drugače. Odgovor povzemite z lastnimi besedami in preverite, ali ste ga razumeli. Če sodelavec zaniha, mu dovolite tišino. Cilj pogovora ni prepričati ga, naj ostane, ampak razumeti, kaj se je zgodilo.

Od pogovora do ukrepa

Največja napaka je, da zapiski ostanejo v predalu. Odgovore razvrstite po temah (vodenje, razvoj, plača, obremenitev, odnosi), jih čez četrtletje povzemite za vodstvo in izberite vsaj eno izboljšavo, ki jo uvedete. Ekipi nato povejte, kaj ste slišali in kaj boste spremenili. Tako dobi naslednji odhajajoči razlog, da je odkrit.

Osebni podatki in zaupnost

Zapiski izstopnega pogovora so osebni podatki. Sodelavca seznanite z namenom zbiranja, hranite jih omejeno in jih v poročilih navajajte v obliki, iz katere posameznika ni mogoče prepoznati. Navodila za ravnanje z osebnimi podatki zaposlenih ponuja Informacijski pooblaščenec.