Intervju z vodstvom za interno komunikacijo

Pri internih sporočilih vodstva, naj gre za novico v intranetu, e-poštni nagovor ali kratek video, se običajno zatakne na isti točki: vodja pove pravo stvar na napačen način. Pretirano uradno, preveč splošno ali brez odgovora na vprašanje, ki si ga zaposleni res zastavljajo. Dobro vodeni intervju vodjo prestavi iz govora o podjetju v govor o ljudeh.

Začnite pri bralcu, ne pri vodji

Preden se dogovorite za pogovor, odgovorite na tri vprašanja. Kdo bo sporočilo bral ali gledal? Kaj naj po njem razume, čutil ali naredil drugače? In katero vprašanje si bodo zaposleni zastavili, ko bodo končali? Odgovori so osnova za vprašanja, ki jih boste zastavili vodji.

Priprava: dvajset minut prej

Kratek predpogovor prinese več kot ure urejanja besedila. Vodji pošljite vprašanja vnaprej, ne pa tudi odgovorov. Dogovorita se za tri ključna sporočila, ki jih želi izpostaviti, in za stvari, o katerih še ne more govoriti. S tem odpravite največ strahu pred pogovorom.

Vprašanja, ki odprejo človeka

• Kaj se je zgodilo, da ste se odločili za to spremembo?
• Kaj vas je pri tem najbolj skrbelo in kako ste se odločili?
• Kaj to pomeni za ekipo v ponedeljek zjutraj?
• Kaj bi radi, da zaposleni po tem sporočilu razumejo drugače?
• Česa vas zaposleni najpogosteje sprašujejo na to temo?

Če odgovor zveni kot iz poslovnega poročila, vprašajte: „Kako bi to razložili sodelavcu na hodniku?“ Prav ta stavek običajno gre v naslov.

Video nagovor: ena misel, ena minuta

Najboljši nagovori so kratki in vsebujejo eno misel. Besedila ne preberite, ampak ga povejte svojimi besedami, zato posnamite dve ali tri vzporedne različice. Začnite s tem, kar je za zaposlene najpomembnejše, ne z zgodovino podjetja. Dodajte podnapise: koristijo vsem, ki video gledajo brez zvoka, in tistim z okvaro sluha.

Iz pogovora v besedilo

Za intranet izberite en do dva citata, dodajte kontekst in zaključite z delom „Kaj to pomeni za vas“. Citat naj bo vodjev, tak, kot ga je izrekel. Preoblikovanje pomena, ki bi ga vodja zavrnil, hitro uniči zaupanje.

Odobritev in zaupanje

Vodji pred objavo pokažite besedilo in mu omogočite popravke dejstev ter predlog drugačnih besed, ne pa spreminjanja smisla. Taka avtorizacija ni cenzura, ampak dogovor, zaradi katerega bo vodja naslednjič odgovoril odkrito.

Snemanje in osebni podatki

Če pogovor snemate ali objavljate posnetek, osebo vnaprej seznanite z namenom in z mestom objave ter praviloma pridobite njeno soglasje. Pravila o obdelavi osebnih podatkov na delovnem mestu pojasnjuje Informacijski pooblaščenec.